Politique de confidentialité (Privacy Policy)
Dernière mise à jour : 28-01-2026
1. Qui sommes-nous ?
Le présent site est exploité par :
A4i SRL
Avenue Bourgmestre Étienne Demunter 23 bte 00/1
1090 Jette – Belgique
Téléphone : 02 460 11 35
Email : a4i@a4i.be
Le site internet concerné est :
https://a4i-shop.be
A4i SRL agit en tant que responsable du traitement des données au sens du Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD).
2. Finalité du site
Ce site est une boutique en ligne réservée aux copropriétaires gérés par un syndic.
Il permet aux copropriétaires :
- de créer un compte utilisateur,
- d’accéder aux produits liés à leur copropriété et leur bâtiment,
- de commander des clés, badges ou dispositifs d’accès.
L’accès est strictement limité aux copropriétaires afin de garantir la sécurité des immeubles.
3. Données personnelles collectées
Les données personnelles suivantes peuvent être collectées :
a) Lors de la création d’un compte utilisateur
- Nom et prénom
- Adresse email
- Identifiants internes liés à la copropriété
- Référence VCS
- Informations nécessaires à l’identification du copropriétaire
Ces données sont comparées avec un registre interne issu de l’application Optipro, utilisée par le syndic, afin de vérifier que :
- l’utilisateur est bien copropriétaire,
- il est autorisé à commander pour le bâtiment concerné,
- il ne s’agit ni d’un locataire ni d’un tiers non autorisé.
b) Lors des commandes
- Données liées aux produits commandés (clés, badges, etc.)
- Historique des commandes
Aucun paiement en ligne n’est effectué via le site.
4. Finalités du traitement des données
Les données personnelles sont traitées exclusivement pour :
- la sécurisation de l’accès aux bâtiments,
- la vérification du statut de copropriétaire,
- la gestion des comptes utilisateurs,
- la gestion des commandes de clés et badges,
- la prévention des usages frauduleux.
Les données ne sont jamais utilisées à des fins commerciales, marketing ou publicitaires.
5. Base légale du traitement
Les traitements reposent sur :
- l’exécution d’un contrat ou de mesures précontractuelles,
- l’intérêt légitime du syndic et des copropriétés en matière de sécurité,
- le respect des obligations légales liées à la gestion de copropriétés.
6. Cookies
Le site utilise uniquement des cookies strictement nécessaires à son bon fonctionnement, notamment :
- cookies de session,
- cookies liés à l’authentification et à la sécurité des comptes utilisateurs.
Aucun cookie de mesure d’audience, de suivi ou de publicité n’est utilisé.
7. Contenus intégrés depuis d’autres sites
Le site ne contient pas de contenus intégrés provenant de services tiers (vidéos, outils marketing, réseaux sociaux).
8. Partage des données
Les données personnelles ne sont pas vendues, louées ou transmises à des tiers.
Elles peuvent uniquement être accessibles :
- au personnel autorisé de A4i SRL,
- aux prestataires techniques strictement nécessaires au fonctionnement du site (hébergeur).
9. Hébergement des données
Le site est hébergé par un prestataire situé dans l’Union européenne (o2switch – à confirmer).
Les données sont stockées sur des serveurs sécurisés conformes aux exigences du RGPD.
10. Durée de conservation des données
- Les données des comptes actifs sont conservées tant que l’utilisateur est copropriétaire.
- Lorsqu’un copropriétaire quitte la copropriété :
- le compte est désactivé,
- les données sont conservées pendant une durée maximale de 5 ans à des fins :
- administratives,
- de sécurité,
- de preuve en cas de litige.
- Au-delà de cette durée, les données sont supprimées ou anonymisées.
11. Sécurité des données
A4i SRL met en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées afin de garantir :
- la confidentialité,
- l’intégrité,
- la disponibilité des données personnelles.
L’accès aux données est strictement limité aux personnes autorisées.
12. Droits des utilisateurs
Conformément au RGPD, chaque utilisateur dispose des droits suivants :
- droit d’accès à ses données,
- droit de rectification,
- droit à l’effacement (dans les limites légales),
- droit à la limitation du traitement,
- droit d’opposition,
- droit à la portabilité des données.
Toute demande peut être adressée par email à : a4i@a4i.be
Une preuve d’identité pourra être demandée.
13. Public concerné
Le site est strictement réservé aux personnes majeures (18 ans et plus) disposant du statut de copropriétaire.
Aucun service n’est destiné aux mineurs.
14. Réclamation
Si un utilisateur estime que ses droits ne sont pas respectés, il peut introduire une réclamation auprès de :
Autorité de protection des données (APD)
Rue de la Presse 35
1000 Bruxelles – Belgique
https://www.autoriteprotectiondonnees.be